議事録を作る必要性とはなんだろう
会議や打ち合わせの際に、上司から議事録担当を任されることがあるんですが、この議事録がなかなか厄介で…。
僕のように議事録作成に苦手意識がある人って多いんじゃないかなあ？
議事録っていうのは、だいたい新入社員が任される登竜門みたいなもの(-_-)
会議中にどんな発言があったかを記録しつつ、会議が終わった後にどんな事を話し合ったかと誰が見てもわかるようにまとめること、それが議事録！
会議の話題についていきながら、パソコンで文字を入力してまとめていく行為は、なかなかどうしてカンタンではありませんよ！！
議事録の必要性は、会議で決定した事の確認と記録、不参加の人への情報共有、上司への報告などに使われます。
議事録に残すことで、いつまでに、何を、誰が行うかというスケジュール管理も可能になりますので、抜けやミスを防ぐためにも議事録はとても大事な役割を担っています。
覚えておくと便利！議事録を作るコツ
議事録に記録する項目は、まず会議名、出席者、開催場所・開始と終了の日時、会議のテーマ、そして会議の概要をまとめたもの。
質疑応答の内容・決定事項、発言者の名前、補足事項、ラストに次の会議の予定を決めたならその開催予定についても記録します。
議事録を作るコツは、まずフォーマットを用意しておくことです♪
自分でいちいちフォーマット作る時間ってもったいないですよね、いまどきネット上でいくらでもフォーマットを無料でダウンロードできますので、使えるものは活用しちゃいましょう！
それがまた良くできたフォーマットだったりするので、見つけておくととっても重宝します♪
あとは、読み手の気持ちになって作成することでしょうかね、議事録は参加できなかった人も見ますので、共有しておかなければいけない情報はしっかりまとめておきましょう。
「5W1H」ってビジネスシーンでよく使われる言葉ですが、誰が（WHO）いつ（WHEN）どこで（WHERE）何を（WHAT）なぜ（WHY）を意味する言葉です。
これを基準にして議事録を取ると、正しい情報・必要な情報を拾えるようになりますので意識してみてくださいね！
議事録発信の前に！最終チェック
議事録は慣れるまで時間がかかりますし、どうしてもヌケや漏れが出てしまいます。
議事録が曖昧な内容だと、誤解やミスを誘発する可能性がありますので、まずは上司に確認してもらって、内容をチェックしてもらいましょう。
会議のスピードに追いつこうと焦ってしまうと、かえって誤字脱字、ヌケ漏れが多くなります。
後で訂正するとなると手間や時間のロスになってしまうので、まずは完成した議事録を上司に見せて最終確認をしてもらうことが大切です。
